Zapis stenograficzny

– posiedzenie Komisji Rodziny, Polityki Senioralnej i Społecznej (107.)

w dniu 17 stycznia 2018 r.

Porządek obrad:

1. Rozpatrzenie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (druk senacki nr 703, druki sejmowe nr 1995, 2119 i 2119-A).

(Początek posiedzenia o godzinie 8 minut 32)

(Posiedzeniu przewodniczy przewodniczący Jarosław Duda)

Przewodniczący Jarosław Duda:

Dzień dobry. Witam państwa serdecznie na sto siódmym posiedzeniu Komisji Rodziny, Polityki Senioralnej i Społecznej.

W dzisiejszym porządku obrad jest przewidziany jeden punkt, a mianowicie rozpatrzenie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Witam serdecznie przybyłych gości na czele z panem ministrem Mariuszem Haładyjem. Witam wszystkich jego współpracowników. Witam panią Anitę Gwarek, dyrektor Departamentu Prawa Pracy. Witam pozostałych zaproszonych gości z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z Krajowej Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-Kredytowej. Witam wszystkich przybyłych na dzisiejsze nasze spotkanie.

Punkt 1. porządku obrad: rozpatrzenie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Proponuję przejść do rzeczy.

Oddaję głos panu ministrowi. Proponuję, aby on sam albo wskazana przez pana ministra osoba współpracująca zaprezentowała ustawę.

Bardzo proszę.

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii Mariusz Haładyj:

Dziękuję, Panie Przewodniczący.

Postaram się w niedługim czasie przedstawić istotę projektu. Jak pewnie państwo senatorowie wiecie, w Polsce obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych – 50 lat od zakończenia pracy przez danego pracownika. Jest to okres, który wyróżnia się na tle okresów w innych krajach. W ramach Unii Europejskiej czy, nawet szerzej, Europy jesteśmy zdecydowanym liderem lub jednym z takich zdecydowanych liderów. W większości krajów ten okres jest 10-letni, np. w Niemczech czy Finlandii, ale są też kraje, w których ten okres jest krótszy. W Danii jest 5-letni okres przechowywania takiej dokumentacji.

Oczywiście z jednej strony jest to… Osobiście rozmawiam z przedsiębiorcami od kilku dobrych lat i ta kwestia od zawsze jest podnoszona jako jedno z większych, generujących koszty obciążeń administracyjnych pracodawców. Szacujemy, że jest to około 130 milionów zł rocznie w skali całej gospodarki. W firmie 500-osobowej jest to kilkaset tysięcy złotych rocznie.

Podam też taką informację – jako ciekawostkę, ale też fakt – że są to koszty nie tylko po stronie firm, ale też urzędów. Nasze ministerstwo wynajmuje pomieszczenia, powierzchnie do przechowania akt. Punktem wyjścia do działania były tu jednak nie koszty ministerstw, tylko koszty przedsiębiorstw.

Z drugiej strony długość tego okresu powoduje, że ochrona pracowników często jest niestety iluzoryczna. Tak długi okres przechowywania dokumentacji ze względu na charakterystykę gospodarki wolnorynkowej, gdzie jest bardzo wiele małych, niedużych podmiotów, gdzie jest duża fluktuacja na rynku, gdzie firmy powstają, są likwidowane, upadają, łączą się ze sobą i są przejmowane… Ta dokumentacja, jak pokazuje doświadczenie, przy różnych przekształceniach, likwidacjach czy upadłościach gdzieś niestety, powiem eufemistycznie, umyka. W związku z tym długość tego okresu paradoksalnie wcale nie chroni pracowników w jakiś supersposób.

Zaproponowaliśmy rozwiązanie, w którym ten okres zdecydowanie skracamy, do 1/5, czyli do 10 lat. Jest to oczywiste zmniejszenie obciążeń dla pracodawców. Dane, które będą potrzebne do wyliczenia w przyszłości renty czy emerytury, będą przechowywane w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawcy na bieżąco będą te dane przekazywali. W związku z tym postawiłbym tezę, że ta ustawa będzie lepiej chronić pracowników, mimo że okres przechowywania dokumentacji u samych pracodawców będzie skrócony. Pracownik będzie miał możliwość dostępu do danych i weryfikowania tych danych na bieżąco. Wprowadzenie okresu 10-letniego pozwoli jeszcze przedłużyć czas na weryfikację, ewentualne wyjaśnienie różnic czy sprostowanie pewnych informacji w ZUS.

Ten okres jest też dostosowany do okresów przedawnienia określonych nie tyle w kodeksie pracy, bo tutaj są raczej krótsze okresy, ile w prawie cywilnym – dotyczy to chociażby sporów odszkodowawczych między pracodawcą a pracownikiem. I w związku z tym, że jest tu dosyć radykalne przejście na ten krótszy okres, nie chcemy wprowadzić jakiegoś chaosu czy też takiego niezamierzonego zmniejszenia, że tak powiem, ochrony jednej czy drugiej strony. Właśnie dlatego proponujemy, żeby dokumentacja była przechowywana przez okres10-letni.

Będziemy obserwowali, jak nowe regulacje będą obowiązywały w praktyce. Nie można też wykluczyć skrócenia tego okresu w przyszłości. Myślę jednak, że jest to taki pierwszy, wyważony krok, żeby zadośćuczynić wszelkim wartościom i interesom obu stron.

Mówiąc o kwestii skrócenia tego okresu, dopowiem, że generalnie przepisy te będą miały zastosowanie po wejściu w życie ustawy, ale pracodawcy będą też mieli możliwość skrócenia okresu z 50 do 10 lat w stosunku do pracowników zatrudnionych po 1999 r. Będzie to fakultatywne dla pracodawców. Chodzi o to, żeby nie uszczęśliwiać kogoś na siłę i zostawić do decyzji samych firm, czy chcą zastosować zapisy o nowym okresie w stosunku do pracowników, czy nie. Bo to też wiąże się oczywiście z pewnymi obowiązkami nakładanymi na pracodawcę, który musi przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raport końcowy, raport informacyjny dotyczący każdego pracownika. A więc to też wymaga pewnego rodzaju inwentaryzacji dokumentacji. I jeżeli ktoś ma dużo pracowników zatrudnionych w danym okresie, to może być to dla niego nieopłacalne.

Dane wszystkich pracowników zatrudnionych już po wejściu w życie ustawy, a także wszystkie dane gromadzone po 1999 r., będą przekazywane do ZUS na bieżąco w ramach sprawozdań. Jeśli chodzi o okres przed 1999 r., to tutaj już nie możemy tak zrobić w związku z tym, że przed reformą systemu ubezpieczeń dane były przekazywane zbiorczo, nie były zindywidualizowane. ZUS nie miałby też dzisiaj możliwości ich weryfikacji, więc jest to już niestety niemożliwe.

Drugim komponentem ustawy jest możliwość elektronicznego przechowywania akt pracowniczych, czyli możliwość wyboru postaci elektronicznej. Pewne warunki przechowywania danych w postaci elektronicznej są ustanowione w ustawie, a szczegóły techniczne pozwalające zabezpieczyć te dane będą określone już w akcie wykonawczym, w rozporządzeniu.

Trzeci komponent ustawy to zmiana domyślnej formy wypłaty wynagrodzenia. Dzisiaj, jak wiemy, pracownik, przychodząc do pracodawcy, musi złożyć odpowiednie oświadczenie, żeby otrzymywać wypłatę na konto. To on musi podjąć pewną inicjatywę, żeby nie otrzymywać wynagrodzenia w gotówce. Zmieniamy to. Jest to też forma odbiurokratyzowania firm, ponieważ zdecydowana większość pracowników, tj. ponad 80%, chce dzisiaj otrzymywać wynagrodzenie na konto. W związku tym papierologia jest dzisiaj dużo większa niż kiedyś. My odwracamy proporcje. Będzie można otrzymywać wynagrodzenie w gotówce, ale trzeba będzie złożyć w tym celu oświadczenie. Dziękuję bardzo.

Przewodniczący Jarosław Duda:

Dziękuję, Panie Ministrze.

Czy ktoś z zaproszonych gości, np. z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, chciałby zabrać głos? Nie. Dobrze.

Otwieram dyskusję.

Czy są chętni do zabrania głosu?

Pierwszy zgłosił się pan senator Mieczysław Augustyn.

Proszę.

Senator Mieczysław Augustyn:

Panie Ministrze, każdy z senatorów ma w pakiecie swoich doświadczeń sporą grupę takich, które wiążą się z emeryturami i rentami. Jak się przyjrzy działalności sądów, to widać, że spraw spornych między Zakładem Ubezpieczeń Społecznych a obywatelami, którzy ubiegają się o świadczenia emerytalno-rentowe, jest sporo, dużo. Winy leżą po obu stronach.

Powiem szczerze, że w pełni rozumiem, bo byłem pracodawcą, wielką uciążliwość gromadzenia tych danych. To będzie duża ulga dla pracodawców. Ale też przyznaję, że mam ograniczone zaufanie do, proszę wybaczyć, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, któremu często trzeba coś udowadniać, bo np. zaginęły u nich jakieś dokumenty. Sam wiele razy miałem z tym do czynienia jako pracodawca, kiedy trzeba było po raz kolejny do czegoś sięgać. Teraz obawiam się że po 10 latach może być już z tym kłopot.

Weźmy pod uwagę bardzo dużą zmienność rynku pracy. Nie wiem, ile jest prawdy w tym szacunku, ale mówi się, że młodzi ludzie – a ich to będzie dotyczyło – będą zmieniali zatrudnienie wiele razy w ciągu życia. Niektórzy twierdzą, że nawet dziesięciokrotnie. To też może oznaczać, że firmy częściej niż do tej pory będą powstawać i znikać. I obawiam się, że założenie, że to wystarczy, może przysporzyć później – bo wszystko tu będzie działo się później, wiele dziesiątek lat później – wielkich problemów w dowodzeniu tego, jaki był stan faktyczny.

Nie wiem też, czy przepisy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są w pełni do tego dostosowane. Powiem o sprawie, którą niejako przywiozłem w teczce. Dotyczy ona bardzo częstych teraz relacji z pracodawcami za granicą. Przyjeżdża do Polski małżeństwo i mówi: zjechaliśmy z pracy w Niemczech i staramy się o emeryturę. Mąż dostaje emeryturę na podstawie jednorazowych zaświadczeń, że pieniądze zostały wpłacone do systemu emerytalnego. Jest to plik dokumentów. ZUS to uznaje. Żona przedstawia takie same dokumenty, ale ZUS tego nie uznaje i pyta, gdzie są świadectwa pracy. Okazuje się, że tam nie ma takich świadectw. No i co teraz?

Ja się obawiam takich sytuacji. Owszem, w ZUS mogą być jednorazowe potwierdzenia tego, że ktoś płacił, od jakiej kwoty płacił i w jakim okresie płacił. To się da odtworzyć. Ale jeżeli dojdzie do jakiejś nierzetelności po stronie pracodawcy, to jak pracownik się obroni, skoro po 10 latach tej dokumentacji może już nie być?

Takie są moje wątpliwości. Plusy są oczywistością, ale my jesteśmy tu od tego, żeby patrzeć od drugiej strony, od strony zagrożeń. Powinniśmy pilnować, żeby mając dobre intencje, nie posunąć się tutaj za daleko.

Przewodniczący Jarosław Duda:

Bardzo dziękuję. To rzeczywiście jest istotne.

Czy jest jeszcze chęć zadania pytania lub zabrania głosu wśród panów senatorów? Nie dostrzegam chętnych.

Panie Ministrze, może się pan do tego odnieść?

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii Mariusz Haładyj:

Powiedziałem na początku… Przepraszam, ale powiem jeszcze o swojej osobistej refleksji związanej z pracą nad projektem. Punktem wyjścia rzeczywiście było tu, powiem kolokwialnie, ulżenie pracodawcy. Stąd też to Ministerstwo Rozwoju było podmiotem, które podjęło inicjatywę. Od razu chcę podkreślić, że od samego początku pracowaliśmy wspólnie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Moja osobista refleksja jest taka, że im dłużej pracowaliśmy nad projektem, tym większe miałem przeświadczenie, że co najmniej takim samym beneficjentem tych rozwiązań jest pracownik. Dlaczego?

Pan senator Augustyn wyszedł od, jeżeli dobrze zrozumiałem…

(Senator Mieczysław Augustyn: Od dużej liczby kwestii spornych.)

Tak. I od kwestii ZUS. Odpowiedziałbym… Jednocześnie pan senator zakończył jakby swoją wypowiedź, mówiąc o przeciwdziałaniu nierzetelności pracodawców.

Jeśli chodzi o pierwszą kwestię, to ja bym powiedział w ten sposób. Dane będą przekazywane do ZUS i on będzie te dane gromadził. Jednocześnie będzie możliwość ich bieżącej weryfikacji przez pracownika. Podkreślam: bieżącej, a nie tylko po 50 latach czy po 30 latach, jak ktoś będzie szedł po rentę czy emeryturę. Pracownik na bieżąco będzie mógł wszystko weryfikować i na wniosek pracownika będzie mogło być wszczynane postępowanie wyjaśniające. Dokumentacja będąca u pracodawcy będzie wtedy dowodem potwierdzającym potrzebę, konieczność, zasadność sprostowania dokumentacji. Okres 10-letni służy możliwości weryfikacji, gdy dokumenty są u pracodawcy. Po tych 10 latach pracownik będzie mógł otrzymać dokumentację i zabrać ją do domu. Czy to w postaci elektronicznej, czy w postaci papierowej, będzie tą dokumentacją dysponował. I gdyby w przypadku jakiejkolwiek osoby pojawiła się kwestia zaufania do organów państwa – tutaj może być jakaś sytuacja sporna w przyszłości – to na taką okoliczność pracownik będzie dysponował własną dokumentacją. W żadnym razie nie zmniejszamy tutaj praw pracownika.

Jeśli chodzi o nierzetelność pracodawcy, to jest tu taka sytuacja, że to państwo przejmuje na siebie obowiązek gromadzenia danych. I ja, jak będę szedł po świadczenie rentowe i emerytalne w przyszłości, to nie będę musiał – będę mógł, ale nie będę musiał – przychodzić do ZUS z plikiem dokumentów, ponieważ wszystkie dane, które będą potrzebne do wyliczenia wysokości moich świadczeń, będą w posiadaniu ZUS, będą na moim osobistym koncie. I te dane – wrócę do pierwszego zdania – będą mogły być na bieżąco weryfikowane.

To jest zapobieżenie skutkom fluktuacji na rynku, w ramach której dokumentacja może się, powiedzmy, zagubić. Z takimi sytuacjami mamy już dzisiaj do czynienia. Dokumentacja niestety potrafi ginąć. A okres 50-letni paradoksalnie trochę zwiększa tu ryzyko. Ryzyko nieotrzymania świadczeń w wysokości wyższej niż minimalna zwiększa przede wszystkim to, że za 50 lat możemy w ogóle nie odnaleźć tych danych. Dlatego skracamy ten okres.

Ja mogę swoją dokumentację wziąć ze sobą, ale te dane będą też w ZUS. Jeżeli nie będę chciał tej dokumentacji, to pracodawca ją zniszczy. Ja będę miał możliwość weryfikacji, a państwo będzie przechowywało dane. A więc tutaj ryzyko w jakimś sensie maleje.

Senator Mieczysław Augustyn:

Panie Ministrze, chciałbym jeszcze o coś dopytać. Oczywiście te informacje będą gromadzenie w ZUS tylko w formie elektronicznej. Tak? Czyli przyjmujemy, że prąd zawsze będzie.

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii Mariusz Haładyj:

Panie Senatorze, proszę zwrócić uwagę na fakt, że wiele systemów jest dzisiaj zelektronizowanych.

(Senator Mieczysław Augustyn: Tak, tak. I wielu wskazuje na to, że jest to ogromne zagrożenie.)

Dotyczy to ZUS, sądów, KRS, ksiąg wieczystych itd. Wszystko jest dzisiaj zelektronizowane, ale są też różnego rodzaju zabezpieczenia, backupy itd. ZUS w tej chwili właśnie buduje system. A bezpieczeństwu służą zabezpieczenia systemów.

Przewodniczący Jarosław Duda:

Panowie, jeśli chcecie rozmawiać, to proszę włączyć mikrofony.

Senator Mieczysław Augustyn:

Dobrze. Chciałbym jeszcze tylko zaznaczyć, że jesteśmy akurat w takim momencie dyskusji o bezpieczeństwie systemów elektronicznych, w którym wszyscy zdajemy sobie sprawę, że podlegają one możliwości zhakowania i zniszczenia. Bazy emerytalne są wymieniane wśród tych baz danych, które są zagrożone. Mówię o tym nie po to, żeby zaprzeczać pójściu w tym kierunku, ale po to, żebyśmy w przyszłości byli realistami. To rozwiązanie ma swoje oczywiste zalety, ale niesie też ze sobą pewne niebezpieczeństwa.

Konkludując, powiem, że w tej ustawie bardzo ważne jest to, że przed zniszczeniem dokumentacji pracownik będzie informowany. Uważam, że jest to jeden z kluczowych przepisów. Chodzi o to, żeby pracownikowi przypomnieć: „Zabezpiecz się. Jak nie masz dokumentacji, to ją weź, bo to jest ostatni moment”.

Jednocześnie, Panie Ministrze, Szanowni Państwo, dobrze by było, gdyby wprowadzanie ustawy było poprzedzone rzetelną, dobrą kampanią informacyjną, Trzeba pokazać konieczność tego, żeby ufając ZUS, jak ktoś bardzo lubi, jednocześnie… Badania pokazują, że to zaufanie społeczne jest ograniczone. Pewność co do przyszłości tej instytucji jest w społeczeństwie bardzo ograniczona. Mając tego typu przekonania warto gromadzić dokumentację i mieć ją u siebie. Ale tego trzeba mieć świadomość. Pracownicy, którzy do mnie przychodzili… Okazywało się, że oni najczęściej nie mieli u siebie niczego. Dosłownie: niczego. Przychodzili do mnie i mieli 30 lat pracy. Ja byłem ich czwartym pracodawcą i pracując u mnie, starali się o emeryturę. Dopiero wtedy zaczynało się poszukiwanie dokumentów, i to bardziej przez zakład aniżeli przez pracownika, który był bezradny wobec instytucji. Dziękuję.

Przewodniczący Jarosław Duda:

Panie Ministrze, proszę.

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii Mariusz Haładyj:

Ja króciutko.

Panie Senatorze, daleki jestem od lekceważenia tego obowiązku. To, na co pan senator zwrócił uwagę, to na pewno jest rzecz, którą musimy mieć na uwadze jakby w szerszym kontekście, nie tylko, jak sam pan senator powiedział, w ramach rozmowy o tym konkretnym projekcie. To, jak systemy informatyczne zabezpieczyć na długie lata, rzeczywiście jest ważną kwestią. Ta dyskusja zdaje się toczyć w różnych miejscach.

Ja zawsze w takich sytuacjach robię proste porównanie: czy stan alternatywny jest bezpieczniejszy dla pracownika? Myślę, że możemy tu powiedzieć, że nie. Bo to właśnie dzisiaj teczki pracowników, jak czasami słyszymy… Relacje medialne mówią o tym, że te akta się po prostu, przepraszam za określenie, walają w miejscach do tego nieprzeznaczonych. Dbałość o ich przechowywanie w tak długim okresie jest wątpliwa.

Umówmy się, pracodawca nie ma w tym swojego interesu, tzn. nie jest to dokumentacja dla niego. Po okresie potencjalnego sporu z pracownikiem on już nie ma kompletnie żadnego interesu w przechowywaniu tych danych, więc jego motywacja jest niewielka i mimo że łamie prawo… W przypadku pracodawcy, który już od 15 lat nie istnieje… Zabezpieczenie, jakie daje dzisiejszy stan prawny, jest, moim zdaniem, mniejsze niż przy przejściu na elektronikę, tym bardziej że – pan sanator o tym powiedział – będzie możliwość odebrania dokumentów. Jeżeli pracodawca będzie niejako przechodził z postaci papierowej na postać elektroniczną, to pracownik będzie mógł odebrać papierową dokumentację pracowniczą. Tak więc w jakiś sposób będzie można zabezpieczyć swój interes.

Kampania informacyjna, o której mówił pan senator, to jest oczywiście bardzo dobry pomysł. Ona rzeczywiście mogłaby uświadamiać i pracodawców, i pracowników o nowym stanie prawnym.

(Przewodniczący Jarosław Duda: Panie Ministrze, przepraszam, że przerywam. Czy planowane są środki…)

Zobaczcie państwo, że termin wejścia w życie ustawy to dopiero 1 stycznia 2019 r. Jest tak właśnie po to, żeby dać czas na przekazanie informacji. Myślę, że my jako resort i zakład ubezpieczeń podejmiemy działania, żeby 1 stycznia 2019 r. wejść w zmieniony stan prawny w sposób możliwie zabezpieczający obie strony, z możliwie największą świadomością prawną obu stron tej relacji. Dziękuję.

Przewodniczący Jarosław Duda:

Panie Ministrze, czy macie zaplanowane środki na taką kampanię? Czy będziecie jeszcze coś w tym zakresie robić w tym roku?

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii Mariusz Haładyj:

Na pewno będziemy informowali. Myślę, że to nie jest kwestia wymagająca rezerwowania specjalnych, wielkich kwot. W ramach bieżącego funkcjonowania i bieżących środków na pewno będziemy starali się docierać i do pracowników, i do pracodawców.

Przewodniczący Jarosław Duda:

Bardzo dziękuję.

Nie ma więcej zgłoszeń.

Pani Mecenas? Nie. Dziękuję.

Przejdźmy do rozstrzygnięcia.

Kto z panów senatorów jest za przyjęciem omawianej ustawy? Proszę o podniesienie ręki? (6)

Kto jest przeciwny? (0)

Kto się wstrzymał? (1)

Bardzo dziękuję.

Senator sprawozdawca. Poprosiłem pana senatora Krzysztofa Słonia, aby nas reprezentował. Czy jest zgoda? Jest. Bardzo dziękuję.

Dziękuję państwu.

Dziękuję, Panie Ministrze.

Zamykam posiedzenie komisji.

(Koniec posiedzenia o godzinie 9 minut 00)